Probabil fiecăruia dintre noi i s-a întâmplat, măcar o dată, să aibă nevoie să depună o plângere, să ceară o lămurire oficial, să facă o sesizare către o instituţie / autoritate sau o oarecare persoană juridică şi să nu îi fie luată în seamă cererea, să nu i se acorde număr de înregistrare.
Şi atunci ce este de făcut dacă o autoritate sau orice altă entitate refuză, sub diverse motive, să vă ofere număr de înregistrare cererii dumneavoastră? Şi mai ales dacă acest număr de înregistrare nu vă este atât de folositor pentru rezolvarea problemei cât pentru a vă pune la adăpost de suspiciuni de neîndeplinire a unor obligaţii (de pildă de plată, de înştiinţare, etc.) ?
Soluţiile sunt simple: prima variantă este să intraţi pe Internet şi să aflaţi adresa poştală exactă a instituţiei, persoanei juridice respective şi să îi trimiteţi prin poştă o scrisoare cu confirmare de primire. Pentru un plus de siguranţă puteţi cere să trimiteţi scrisoarea cu confirmare de primire însoţită de notă de inventar şi de buletin de expediţie, pentru a se consemna exact de către factorul poştal ce documente aţi introdus în plic şi care este valoarea acestora. Mai multe detalii despre aceste formulare şi despre modul de completare al acestora aflaţi chiar la poştă. Dacă alegeţi să transmiteţi prin curier, trebuie să păstraţi AWB-ul care echivalează unei confirmări de primire din partea destinatarului.
O a doua metodă de notificare valabilă ce poate fi acceptată ca mijloc de probă în instanţă este faxul; puteţi transmite la numărul de fax al entităţii respective faxul cu documentele pe care doriţi să le comunicaţi iar apoi să păstraţi confirmarea de fax.
O a treia metodă dar pe care nu o recomandăm ar mai fi folosirea e-mailului: legiuitorul acceptă şi acest mijloc de probă – corespondenţa electronica dar noi, Priboi si Asociatii, nu recomandăm întru totul. Totuşi, dacă nu aveţi altă variantă, după ce trimiteţi e-mailul cu documente, salvaţi e-mailul trimis într-un document .eml pentru a vă constitui un mijloc de probă. Acest fişier .eml reţine conţinutul e-mailului, data şi ora exactă a trimiterii şi primirii, adresa IP a expeditorului şi a destinatarului.
